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Preguntas sobre Factura Electrónica


Una factura electrónica es un fichero electrónico que contiene todos los datos de una factura, al que aplicando fórmulas matemáticas, se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominado firma electrónica, la cual debe de estar validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento, siempre y cuando se conserve dicho fichero electrónico generado.
Una factura enviada o reciba por correo electrónico en un fichero sin firmar digitalmente no puede considerarse una factura electrónica con validez legal y fiscal en tanto en cuanto ese fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada.

Preguntas más frecuentes sobre la factura electrónica


1.- ¿Para qué nos puede servir recibir facturas electrónicas?
2.- ¿Es lo mismo hablar de factura electrónica o telemática?
3.- ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que sea válida fiscal y legalmente?
4.- ¿Qué es la firma electrónica? ¿qué es el certificado digital?
5.- ¿Tengo que solicitar el papel si recibo facturas electrónicas?
6.- ¿Debo conservar las facturas electrónicas?
7.- ¿Qué obligaciones existen como receptor de facturas electrónicas?
8.- ¿Es necesario estar autorizado para emitir facturas electrónicas?
9.- ¿Qué formatos de ficheros son los admitidos por Hacienda para el envío/recepción/conservación de facturas electrónicas?
10.-¿Qué medios de transmisión son admitidos para el envío de facturas electrónicas?
11. Pero, ¿es seguro el uso de la factura electrónica?


1.- ¿Para qué nos puede servir recibir facturas en formato electrónico?

La utilización de facturas electrónicas implica la eliminación de obligatoriedad de conservarlas en papel. De este modo, no sólo se reducen drásticamente los costes asociados a la manipulación de documentos impresos (recepción, grabación y conservación, básicamente), sino que también se consigue aumentar considerablemente la calidad en la gestión y control de todo el proceso de conformación y pago.
Según estudios realizados en la Unión Europea estiman que el coste de la manipulación de una factura tradicional para el receptor de la misma son 3,41 ? por factura. Sin embargo, se estima que el coste de la recepción de una factura electrónica es inferior a 0,15 ? por factura, por lo que el ahorro puede llegar a suponer un 96% del coste actual.


2.- ¿Es lo mismo referirse a la factura telemática o electrónica?

Efectivamente. La normativa actual se refiere al término factura telemática o electrónica idistintamente, y la define como aquella factura tratada y remitida por medios telemáticos o electrónicos. El término factura electrónica, lo utiliza de forma análoga la industria (usuarios y proveedores) como una denominación más atractiva en el ámbito comercial.

3.- ¿Cómo debe estar generada una factura electrónica para que sea válida fiscal y legalmente?

La legislación actual basándose en la firma electrónica establece tres principios básicos que se deben garantizar y que son exigibles a la facturación:
1. la autenticidad de origen (el emisor de la factura es realmente quien dice ser)
2. la integridad de su contenido (garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado tras su firma)
3. No repudio en emisión (el emisor de la factura no podrá negar la existencia y validez legal de la factura emitida una vez generada).
En definitiva, se han de poder identificar unívocamente al emisor y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado. Ambos requisitos se dan por satisfechos si al generar la factura electrónica el emisor le incorpora una firma electrónica que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias. Es decir, que esté validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.



4.- ¿Qué es la firma electrónica y el certificado digital?

La firma electrónica es una secuencia de caracteres (cadenas alfanuméricas y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar unas operaciones matemáticas sobre un conjunto de datos (un documento electrónico por ejemplo). Esta secuencia resultante es única para cada conjunto de datos. En consecuencia, la misma sirve para garantizar que cualquier documento electrónico recibido que la contenga, no haya sido alterado en el camino.
Para que la firma electrónica sea válida debe de estar homologada por una Autoridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria. Es decir, debe estar validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Este certificado digital vincula la identidad física de una persona física o entidad jurídica con una firma digital. Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos son los publicados en la pagina web de Agencia Tributaria www.aeat.es.


5.- ¿Tengo que solicitar el papel si recibo facturas electrónicas?

No es necesario. Las facturas con firma electrónica, tienen plena validez legal y fiscal y sustituyen al papel. Tanto el emisor como el receptor disponen de un historico de facturas para consultarlas en cualquier momento, imprimirlas, etc. así como otros documentos adicionales guardados.

6.- ¿Debo conservar las facturas electrónicas?

Efectivamente. La Ley obliga a guardar durante el periodo de prescripción correspondiente el fichero que contiene la factura electrónica junto con los datos de la firma electrónica certificada por una Autoridad de Certificación reconocida, que es lo que permite verificar la identidad del emisor.
El archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (ya sea en la propia empresa o en una plataforma externa); a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a esta facturas en cualquier momento.


7.- ¿Qué obligaciones tiene el receptor de facturas electrónicas?

El receptor de facturas electrónicas, tiene las siguientes obligaciones:
1. Conservar las facturas electrónicas (ficheros), junto con los datos asociados (firma electrónica certificada) en su formato original.
2. Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato electrónico original.
3. Garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión del fichero) a los datos en cualquier momento.
El receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de las facturas recibidas en formato electrónico en sustitución del fichero, a condición de que conste en ellas una marca grafica de autentificación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.

8.- ¿ Es necesario estar autorizado para emitir facturas electrónicas?

No. Así como tampoco es necesario firmar ningún contrato o acuerdo específico. Basta simplemente un acuerdo entre emisor y receptor de la factura (modelo de acuerdo), aunque no es obligatorio que quede reflejado en un documento escrito y, en ningún caso, debe notificarse a la Agencia Tributaria, ni debe esperarse autorización por su parte. Es más, el simple uso de facturas electrónicas entre emisor y el receptor de la factura electrónica es suficiente acuerdo si no hay inconvenientes entre las partes.

9.- ¿Qué formatos de ficheros son admitidos para el envío/recepción/conservación de facturas electrónicas?

Se admite cualquier formato de fichero de facturas (doc, xml, pdf, html, txt, etc.), siempre y cuando respete el contenido legal y fiscalmente exigible a cualquier factura.
Para la recepción se puede conservar este formato o convertirlo al que más interese al receptor para la integración en su ERP, siempre y cuando se conserve el fichero recibido junto con los datos asociados (firma electrónica certificada) en su formato original.


10.- ¿Qué medios de transmisión son admitidos para el envío/recepción de facturas electrónicas?

Cualquier medio de transmisión es aceptado. La única condición es que los ficheros que se envíen estén firmados digitalmente.
El Emisor (vendedor/proveedor) genera las facturas pudiendo incluir otros documentos adicionales. Después se le notifica al pagador mediante un correo electrónico y/o un mensaje SMS.

El Receptor (destinatario de la factura) revisa las facturas y documentos adicionales y las descarga a través de ficheros estandarizados. Después comunica la aceptación o rechazo de la factura al proveedor generando otro correo electrónico.


11.- Pero, ¿es seguro el uso de la factura electrónica?

Goza de unas condiciones de seguridad e integridad superiores a las facturas tradicionales. Los medios electrónicos utilizados deben garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrónicas, así como su contenido.
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