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SABER+
ROI

o "return of investmentes" mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida en tecnología durante un periodo de tiempo. Suele utilizarse para analizar la viabilidad de un proyecto y medir su éxito. En épocas de crisis, se convierte en fundamental que cada céntimo invertido en tecnología regrese, a ser posible, acompañado de más.

       ROI=(Beneficios/Costes)x100

Su medida es un número relacionado con el ratio Coste/Beneficio. El coste es sencillo de medir: siempre sabemos cuánto nos estamos gastando lo complicado es calcular el beneficio.

Donde se encuentra el término>>>

EDMS

Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Entre otras, ofrece las siguientes ventajas generales:

  • Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro. De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
  • Uso racional de los recursos: la gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
  • Productividad y valor añadido: una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.



OUTSOURCING

subcontratación (del inglés outsourcing)  o externalización, es el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato. Esto se da especialmente en el caso de la subcontratación de empresas especializadas. Para ello, pueden contratar sólo al personal, en cuyo caso los recursos los aportará el cliente (instalaciones, hardware y software), o contratar tanto el personal como los recursos.

Los costos generales del servicio son comúnmente menores si son subcontratados, permitiendo a muchas empresas, desde las de servicios a las de bienes de consumo, cerrar sus propios departamentos de relaciones con el cliente y externalizarlos a terceras empresas. La consecuencia lógica de estas decisiones fue la subcontratación de empresas en países con menores costes laborales, tendencia frecuentemente denominada deslocalización.


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WORKFLOW

o Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Objetivos de un sistema de Workflow:

  • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información
  • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos
  • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
  • Facilitar la movilidad del personal
  • Soportar procesos de reingeniería de negocio
  • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución





BPO

Business Process Outsourcing (BPO) es la subcontratación de funciones de procesos de negocios en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la compañía, usualmente en lugares de menores costos. BPO en español se traduce como "Externalización de Procesos de Negocios".

La tecnología de la información y las comunicaciones han permitido que parte del trabajo de las empresas se pueda realizar en diferentes lugares, y más aún, que sea hecho por otras empresas especializadas a un coste menor.

Hoy muchas de las funciones comunes de las empresas se externalizan, de modo que esta se pueda concentrar en su negocio y la estrategia. Es común que la administración de la tecnología sea contratadA a una empresa especializada:

BPO de Servicios de Gestión de la Información: control del flujo de la información, de los medios de soporte (hardware, software), así como todo lo relacionado con tecnologías de la información y la comunicación.









FACTURA ELECTRÓNICA

NOVEDAD: Gidoc Integral implanta proyectos

Entendemos por Factura Electrónica o Factura Digital, al documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal. La Factura Electrónica es transmitida por medios telemáticos por el emisor y se conserva en soporte informático que permite su consulta e impresión en cualquier momento. Mediante la certificación digital, al existir plena garantía de autenticación e integridad, existe la posibilidad de facturar digitalmente.
Con la utilización de la Factura Electrónica se consigue la supresión de los costes de emisión, distribución y conservación de la factura en papel, así como una importante simplificación de los procesos administrativos, con una importante reducción de tiempo y espacio.

Pero lo que realmente aporta valor, es la integración automática de las facturas con los sistemas informáticos de las empresas (emisoras/receptoras) así como el establecimiento de un nuevo canal de interacción entre socios de negocios. Estas circunstancias posibilitan la desmaterialización total de la factura, mientras que al mismo tiempo habilitan más y mejores mecanismos para desarrollar relaciones de negocios más eficientes y productivos.

Este sistema mejora todo el proceso de facturación y evita los errores derivados de la introducción manual de datos, al tiempo que agiliza la gestión del pago al simplificar el proceso. La factura digital es un instrumento para aumentar la competitividad empresarial a través de la reducción de cargas. En definitiva, una plena digitalización de un proceso tedioso y lento.

Resolucion EHA/962/2007 de 24/10/2007 AEAT >>>

Preguntas sobre Factura Electrónica >>>

Qué es una Autoridad de Registro Reconocida (AR) >>>







faq'S

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FIRMA DIGITAL

El desarrollo empresarial, el comercio electrónico y el intercambio de información necesitan de una respuesta técnica segura, y el certificado digital es una herramienta válida y cada vez más popular.
Una firma electrónica o certificado digital es un bloque de caracteres que acompaña a un documento y que certifica quién es su autor (autenticación) y que no haya existido ninguna manipulación de los datos (integridad). Para firmar, el signatario utiliza una clave secreta que le vincula al documento. La validez de la firma podrá ser comprobada por el destinatario que conoce la clave pública del autor validada por la entidad certificadora. Sin duda, el certificado digital constituye una herramienta útil para garantizar la seguridad en los intercambios comerciales.

Sus usos para las empresas y usuarios son múltiples, destacando:

  • Firma digital para todo tipo de documentos digitales, desde e-mails hasta contratos entre empresas. Esto implica garantía de no repudio y de conocimiento inequívoco de quién es el emisor del documento.
  • Seguridad en la comunicación mediante codificación. El propio certificado sirve para encriptar una comunicación entre dos personas, haciendo que toda la información transmitida sea confidencial.
  • Identificación ante un acceso restringido. Al entrar en Intranets, accesos a una red local, a un servidor determinado, o incluso a aplicaciones específicas, la tecnología utilizada puede ser la del certificado digital.
  • Identificación de la empresa ante una administración u otros organismos mediante el certificado.
  • Seguridad de la segunda parte. Si una tercera parte de confianza -empresa certificadora-, certifica que un servidor es realmente el servidor de la empresa que dice ser, esto da garantías totales a la empresa interesada en poder hacer negocios con este servidor ya que no hay posible suplantación de identidad. Se trata del certificado del servidor seguro.

BPM

Business process management es la disciplina empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio (BPR), que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.
Como su nombre lo sugiere Business Process Management (BPM) se enfoca en la administración de los procesos del negocio.

A través del modelado de las actividades y procesos logramos un mejor entendimiento del negocio y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. La administración de los procesos nos permite asegurarnos de que los mismos estén ejecutándose eficientemente y obtener información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos que se puede identificar posibles ineficiencias en los mismos y de esta forma optimizarlos.



FIRMA DE TIEMPO

o Timestamp es una secuencia de caracteres, que denotan la hora y fecha (o alguna de ellas) en la cual ocurrió determinado evento. Esta información es comúnmente presentada en un formato consistente, lo que permite la fácil comparación entre dos diferentes registros y seguimiento de progresos a través del tiempo; la práctica de grabar timestamps de forma consistente a lo largo de la información actual, se llama timestamping.

Los timestamps son típicamente usados para seguimiento de eventos (logging), en este caso, cada evento en un log es marcado con un timestamp. En sistemas de archivos, se refiere a la hora y fecha de creación, acceso o modificación a un archivo que se queda registrada.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
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