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COPIA AUTÉNTICA

Con la misma validez legal que el documento en papel, y todo con un solo clic​

Organizaciones de todo tipo se enfrentan a una abrumadora cantidad de documentos en papel y de información electrónica. Gestionar, validar y almacenar estos archivos puede resultar costoso, llevar mucho tiempo y ocupar un espacio valioso.

Elevator pitch

Software integrado con los escáneres, generando una copia electrónica auténtica de los documentos recibidos en papel con la misma validez legal que el documento original, y todo con un solo clic.

Se elimina el papel de los procesos de tramitación y gestión documental des del primer momento, reduciendo así el gasto, el volumen del archivo, el uso de papel y el impacto medioambiental.

El documento generado cumple con la normativa actual (Ley 39/2015 y Norma técnica de interoperabilidad 19 de julio de 2011).

Con Copia auténtica HP, los clientes pueden:

  • Convierta fácilmente documentos impresos en archivos digitales.
  • Reduzca los costos asociados con la distribución de documentos en papel y el mantenimiento de las líneas de fax.
  • Proteja la información sabiendo qué se está escaneando y por quién.
  • Realiza automáticamente la firma electrónica y el sellado de tiempo.
  • Introduce también los metadatos mínimos obligatorios.

Clientes potenciales

Los clientes potenciales incluyen administraciones públicas obligadas por la Ley 39/2015 y Norma técnica de interoperabilidad 19 de julio de 2011, a realizar una copia digital de todo su trafico documental con la misma validez que el documento original en papel. 

  • Empresas u organizaciones que estan sugetas a la misma normativa y que desean simplificar y mejorar sus procesos de documentos.
  • Clientes que necesitan una solución de captura de nivel de entrada a un precio razonable.
  • Organización que consume muchos documentos o tiene políticas de recuperación de desastres y / o retención de documentos.
  • Clientes actuales de soluciones de software de envío digital de HP que necesitan una actualización de su solución de clase empresarial.

Un rápido retorno de la inversión

  • Genere copia auténtica según la legislación vigente sin necesidad de externalizar el proceso, fácilmente y con un solo clic.
  • Ahorre dinero reduciendo los costos asociados con el flujo de las copias de documentos en papel.
  • Libere espacio de oficina valioso o ahorre dinero o tarifas de instalaciones para el almacenamiento y recuperación de documentos. 
  • Aumente la productividad creando información digital que sea fácil de encontrar, acceder y compartir, ya sea desde el escritorio.

Con solo un clic

  • Capture información de forma rápida, precisa y eficiente y enrute automáticamente a la ubicación deseada, incluidas las aplicaciones administrativas y los destinos en línea.
  • Convierta fácilmente documentos en papel a PDF.
  • Cree reglas de enrutamiento en la impresora de escritorio o multifunción para brindar a los usuarios botones personalizados accesibles directamente en el dispositivo.

Fácil de administrar, implementar y actualizar

  • Su proveedor puede gestionar la configuración de forma centralizada y remota o puede facilitarle el acceso mediante un usuario adminitrador de IT en la plataforma HP Commancenter.
  • Integre sin problemas en el flujo de trabajo, la gestión de documentos y los sistemas de archivo existentes.

Opportunity identifiers

  • Organización con varios departamentos de documentación intensiva. 
  • Empresas que necesitan reducir o digitalizar archivos in situ extensos. 
  • Equipos de trabajo con una variedad de flujos de trabajo manuales basados en papel.
  • Entidades obligadas al cumplimento de la Ley 39/2015 y Norma técnica de interoperabilidad 19 de julio de 2011.

Como realizar la Copia auténtica de una alta de padrón en un ayuntamiento

  1. Un cuidadano lleva al ayuntamiento de su localidad un documento en papel para empadronarse en un nuevo piso.
  2. El trabajador recoge el documento, lo introduce en la bandeja de documentos.
  3. En este caso requiere un nuevo enlace para su ubicación, así que entra la dirección que para la segunda vez que la use guarda la configuración y clic sobre aceptar.
  4. En el mismo tiempo que realiza el escaneo el programa realiza automáticamente la copia autentica con el sello de tiempo y incorporación de metadados.
  5. Guarda el documento digital en formato PDF en la carpeta que ha elegido.

Copia Auténtica de Gidoc Integral está especialmente diseñada para satisfacer las necesidad de realizar una copia auténtica de la documentación bajo la ley Ley 39/2015 y Norma técnica de interoperabilidad 19 de julio de 2011. Por lo que esta aplicación está en venta para España.

Se halla disponible en español, inglés y también catalán.

*Disponemos de software según leyes internacionales. Como eIDAS Scan. Consultenos para más información a info@gidocintegral.com 

Preguntas habituales (FAQ)

¿Puedo modificar la configuración?
Sí, desde la opción de administrador puede configurar nuevas configuraciones y guardarlas de forma permanente.

¿Qué significa la opción de “escaneo continuo?
Cada vez que se terminen los documentos del alimentador, el escáner permanecerá a la espera de más documentos sin que termine la acción.

¿Qué tamaño es el más recomendable?
La normativa pide que el escaneo no sea menor a 200px. Por eso la opción mínima es ese formato.

¿Qué es la dirección “TIME STAMP URL”?
Es la ruta en la que se encuentra el certificado.

¿En el caso de error, puedo irrumpir el escaneo?
Sí, después de iniciar el proceso de escaneo y mientras la tarea esté en curso tiene un botón de “cancelar” a su derecha.

¿Dónde se realiza el proceso de Copia Auténtica?
Dentro de su HP gracias a la tableta de configuración.

¿Puedo modificar los metadatos?
Sí, puede modificar los metadatos a pesar que tenga usted una preconfiguración predefinida.

Superar las objeciones

Objeción: No tenemos suficiente personal para que se encargue de realizar la digitalización.

Respuesta: Puede configurar de forma automática el escaneo de documentos. Tiene dos formas: o a través de la partición según número de páginas predeterminadas o con una simple página de separación. 

Objeción: En nuestra empresa usamos una app externa para la gestión de nuestros documentos. 

Respuesta: Puede enviar los documentos a una carpeta que esté conectada a otras plataformas o apps de gestión documental, facturación o cualquier proceso administrativo que usted necesite.

Objeción: Tengo problemas de envío debido al tamaño, ¿qué puedo hacer?

Respuesta: Con Copia Auténtica puede automatizar el escaneo a el tamaño y máximo legal.

 Objeción: Nuestra empresa no dispone de personal especializado para realizar la instalación de Copia Auténtica dentro de un multifuncional HP.

Respuesta: Recomendamos que lo realice el técnico de su empresa, pero la instalación no es complicada. Puede descargar y leer las indicaciones en su HP Command Center.

Soporte a la applicación

info@gidocintegral.com (llenguatge comú: anglès/espanyol). From Monday to Friday / 8 am to 5 pm (Central European Time)

Organizations of all types face an overwhelming amount of paper documents amb electronic information. Mahaging, updating, and storing these files can be costly, time-consuming, and take up valuable space.

Copia auténtica makes it easy for users to convert paper-based and electronic information

Easily convert hard copy documents into digital files. Reduce costs associated with distributing paper documents and maintaining fax lines. Increase productivity by making it easy to find, access, and distribute documents from their desktop or mobile device.

Protect information by knowing what is being scanned and by whom. A complete audit trail is provided to help satisfy compliance regulations.

Potential customers include organizations that want to streamline amb enhance their document processes amb would benefit from a digital capture amb route solution, including:

Enterprise customers in both centralized and branch models who requiere scalability.

Customers who need an entry-level capture solution at a reasonable price point.

Organization that are document intensive, or have disaster recovery and/or document retention policies.

Current HP Digital Sending Software solution customers who need an upgrade to their enterprise-class solution.

A quick return on investment

Save money by eliminating fax lines – Copia auténtica HP makes faxing a part of the digital workflow.

Free up valuable office space or save money or facility fees and real estate for document storage and retrieval. Increase productivity by creating digial information that is easy to find, access, and share whether it be from the desktop.

Easily convert paper documents into a PDF.

Create routing rules at the desktop or multifunction printer to give users customized buttons accessible directly at the device.

Easily manage and deploy based on the HP Open Extensibility Platform (OXP), and supported by HP Web Jetadmin.

Integrate seamlessly into existing workflow, document management, and archival systems.

Implement in one department, and then expand into other departments as needed.

Boost security by pairing HP Capture and Route with HP Access Control

organization with several document-intensive departments. Businesses that need to reduce or digitalize extensive on-site archives. work teams with a variety of manual paper-based workflows.